Шанси, якщо ви пишете діловий лист, у вас є щось важливо сказати, і ви хочете, щоб переконатися, що ви повідомляєте його ефективно. Формат ділового листа відіграє важливу роль у цьому спілкуванні - він показує людину, якій ви пишете, що ви професійна і заслуговує на довіру. Аналогічно, закінчення професійного листа може допомогти вам встановити професіоналізм і довіру. Оскільки закінчення листа є останньою частиною, яку одержувач прочитає, це те, що буде найсвіжішим у її пам'яті. Навіть якщо у вас є дуже професійне привітання та тіло, непрофесійне закінчення може справити негативне враження.
Заключний пункт
У деяких видах ділових листів, таких як супровідні листи, існує специфічний формат для написання листів. Однак, як загальний принцип, використовуйте останній абзац вашого листа, щоб завершити свій бізнес, включаючи те, як ви хотіли б зв'язатися з вами або які пункти потрібно отримувати поштою. Також включіть ввічливе закінчення, в якому ви дякуєте одержувачу за свій час, бажаєте їй успіху з зусиллям або заявіть, що ви будете раді, щоб більше говорити про цю проблему по телефону.
Закриття
Закриття вашого листа - це слово або фразу, яку ви вводите після тексту листа; закриття завжди слідує комою. Залежно від типу бізнесу, на яке посилається лист, або ваших стосунків з одержувачем, ви можете вибрати з різноманітних професійних вітань. "Щиро" і "З повагою" - це майже завжди безпечний вибір. "Дякую", тільки з першим словом, написаним з великої літери, є гарним вибором, якщо ви просите щось у листі, наприклад, зустріч або документи. Проте, також можна припинити невідповідний лист з написом "Спасибі"; це спосіб подякувати одержувачу за свій час.
Підпис
Після закриття пропустіть три порожні рядки перед підписом. Підписання вашої ділової комунікації вручну показує одержувачу, що ви знайшли час, щоб зробити лист професійним. Це також показує, що ви переглянули листи, оскільки багато ділових листів готується секретарем. Однак у всіх випадках ви не зможете підписати свої листи. Наприклад, департаменти людських ресурсів багатьох корпорацій вимагають подання супровідних листів через електронну систему. У цьому випадку не залишайте три порожні рядки; просто введіть своє ім'я.
Остаточні елементи
Після вашого підпису надійшла ваша введена назва, за якою йде ваш заголовок у наступному рядку. У деяких випадках ви можете вказати свою адресу, адресу електронної пошти або номер телефону після назви Вашого листа. Робіть це особливо в офіційних ділових листах, які адресовані людині, якої ви не знаєте. Таким чином, якщо людина втрачає конверт, вона може відповісти на ваш лист. Нарешті, після відомостей про напрямок, пропустіть рядок і вкажіть, чи існують будь-які корпуси. Завжди звертайтеся також до корпусів у корпусі виробу. Проте в кінці листа напишіть "Enclosure:" (зверніть увагу на двокрапку) і коротко опишіть, що таке корпус - наприклад, "Resume".
