Правильний спосіб проведення зустрічей

Незалежно від характеру вашої компанії, зустрічі мають важливе значення. Втім, ніхто не любить зустріч заради зустрічі, ані зустрічі без чіткого порядку денного - чітка трата часу і грошей компанії. Тому, чи проводити ви свої зустрічі лицем до лиця або через телеконференцію, заздалегідь зробіть належні кроки, щоб забезпечити їх максимальну продуктивність.

1.

Складіть список обов'язкових та необов'язкових учасників. Визначте, які відділи беруть участь у проекті, і переконайтеся, що хтось присутній у кожному відділі з органами, що приймають рішення.

2.

Перевірте графіки всіх учасників перед тим, як запланувати зустріч. Багато зустрічей підриваються, коли керівник проекту виявляє в останню хвилину ключову особу, яка не може бути присутнім. Обов'язково перевірте графік відпустки; Деякі працівники можуть не відправляти свої канікули до декількох днів. Якщо ви не впевнені, чи може присутній ключовий гравець, зверніться до менеджера цієї особи.

3.

Розгляньте часові зони при плануванні телеконференцій. У Нью-Йорку о 9 годині ранку в Лос-Анджелесі всього 6 годин ранку. Заплануйте зустрічі для розміщення всіх учасників. Уникайте раннього ранку і пізнього дня, особливо якщо вони мають різні графіки роботи.

4.

Надіслати детальний порядок денний з оригінальним запрошенням на нараду. Переконайтеся, що в ньому чітко зазначено, що буде обговорюватися, і в якому порядку.

5.

Дайте кожному учаснику набір дій, які потрібно виконати перед зустріччю. Продовжити кілька днів тому, щоб забезпечити завершення.

6.

Створюйте роздаткові матеріали для всіх. Вони повинні включати копію порядку денного разом з будь-якими записками та відповідними документами.

7.

Початок зустрічі вчасно. Не заважайте відвідувачам пізно. Надішліть когось, щоб підібрати кого-небудь, хто не присутній, але продовжуйте зустріч.

8.

Призначте когось робити нотатки. Вам необов'язково потрібно подавати офіційні протоколи зборів, але вам потрібна чітка запис того, що було сказано, і всіх узгоджених дій. Надішліть ці записки учасникам зустрічі якомога швидше після зустрічі та призначте будь-які наступні завдання.

Необхідні речі

  • Програма електронної пошти та календаря
  • Порядок денний зустрічей
  • Роздаткові матеріали
Рекомендуємо
  • управління працівниками: Бюджет зверху вниз проти бюджету знизу вгору для рекрутингу

    Бюджет зверху вниз проти бюджету знизу вгору для рекрутингу

    Не існує чарівної формули для визначення бюджету вашої компанії, але два загальні підходи до визначення цифр - це бюджетування зверху вниз і знизу. Ви обираєте, базуватиметеся на тому, наскільки зручно ви знаходитесь у визначенні найкращого способу витрачання обмежених коштів, доступних для пошуку нових працівників, і чи будуть ваші працівники нижчого рівня більш підготовлені для визначення того, куди йдуть гроші. Бюджети згори-вниз З бюджетом зверху вниз власник бізнесу та вищі керівники встановлюють бюджет для кожної області рекрутингу. Особи, відповідальні за управління цими областями, повин
  • управління працівниками: Як працюють агенції тимчасового режиму

    Як працюють агенції тимчасового режиму

    Агентства тимчасового персоналу, які також називаються тимчасовими кадрами або службами зайнятості, надають роботодавцям кваліфікованих працівників для виконання робочих завдань, які доповнюють свій персонал тимчасово. Роботодавцям можуть знадобитися ці працівники протягом декількох днів, тижнів або навіть до року. Агенції Temp зазвичай оплачують працівників протягом всього терміну тимчасового призначення
  • управління працівниками: Тематика побудови команди для роботи

    Тематика побудови команди для роботи

    Сильні команди забезпечують більш високу продуктивність, а команди та хороша продуктивність йдуть рука об руку. Малі підприємства, які хочуть розвивати атмосферу колективної роботи, можуть використовувати тематичні ідеї для об'єднання груп. Теми цікаві, і вони дозволяють керівництву використовувати творчі засоби для розробки важливих принципів. Теми роблять семінари, конференції і навіть важливі робочі тижні більш згуртованими і захоплюючим
  • управління працівниками: Методика психології, що використовується на робочому місці

    Методика психології, що використовується на робочому місці

    Робоче місце може бути стресовим середовищем. Пошук шляхів вирішення цього стресу є важливою складовою підтримки продуктивності та задоволеності роботою. Невдоволені працівники можуть не працювати так важко, як задоволені працівники, і можуть пропустити роботу через незаплановані відсутності, наприклад, виклик хворого. Одним з ефективних способів зниження стресу на робочому місці є використання психологічної техніки, відомої як "розширення прав і можливостей". Лідерство Успішне розширення можливостей на робочому місці вимагає сильного керівництва. Сильні лідери прагнуть змусити
  • управління працівниками: Якісні та кількісні дослідження подібності

    Якісні та кількісні дослідження подібності

    Дослідження є важливою частиною ведення бізнесу. Незалежно від того, чи це дослідження проводиться для маркетингових цілей або для визначення майбутнього можливого зростання, дослідження допомагають бізнес-плану. Два типи досліджень є найбільш популярними формами, які використовує бізнес. Якісне дослідження прагне зрозуміти, чому люди реагують і як вони ставляться до конкретної ситуації. Кіл
  • управління працівниками: Як оцінка ефективності корисна для поліпшення бізнесу

    Як оцінка ефективності корисна для поліпшення бізнесу

    Якщо ви є власником малого бізнесу і ще не отримали оцінку результативності працівників, тепер настав час. Оцінка ефективності може принести користь працівникам та організаціям шляхом роз'яснення цілей та очікувань, а також створення середовища відкритого спілкування. Найкращі оцінки результативності надають позитивні відгуки та поради для поліпшення, і зазвичай складаються з розмови між керівництвом і працівником. Функція Оцінка ефективності допомагає керівникам та працівникам виявляти силь
  • управління працівниками: Як приємно розповісти співробітникам, що вони не отримують бонуси

    Як приємно розповісти співробітникам, що вони не отримують бонуси

    Коли компанія видає премії працівникам, ці працівники очікують отримувати бонуси щороку. На жаль, компанії іноді повинні відбирати бонуси, щоб зменшити витрати, особливо під час спадів та інших повільних періодів бізнесу. Розповідаючи працівникам, що вони більше не отримуватимуть бонуси, краще зробити це, залишаючись привабливим і уважним. Співробітники, природно, виглядають засмученими, тому передача п
  • управління працівниками: Командна робота Ідеї проекту

    Командна робота Ідеї проекту

    Оскарження своєї групи конкуруючим командним кухарем є одним із способів побудувати апетити і командну роботу. Чи буде це на вашому робочому місці, в місці поклоніння або в соціальній групі, ваш вибраний проект повинен здійснювати вирішення проблем, співпрацювати і довіряти. Проекти можуть охопити вашу спільноту або залишитися у вашому місці роботи. Незважаючи на це, кінцевим результатом має бути зміцнення відносин і загальної єдиної групи. Проекти громадськості Налаштуйте свою команду на місцевому ба
  • управління працівниками: Поради щодо продуктивності для керування файлами та папками в Mac OS X

    Поради щодо продуктивності для керування файлами та папками в Mac OS X

    Finder в Mac OS X є рідним програмним забезпеченням для керування файлами, що використовується комп'ютерами Apple, і це потужний інструмент, який багато людей недооцінюють. Finder, який використовується в поєднанні з іншими нативними програмами, такими як Automator, може спрощувати пошук користува