Правильний етикет для бізнес-листів

У сьогоднішньому бізнес-середовищі електронна пошта є повсюдною. Питання, дискусії, доповіді, надзвичайні ситуації, брифінги та багато іншого відбуваються вмить по електронній пошті. І хоча електронна пошта міцно увійшла до культури праці та операцій у 90-х, поява КПК звільнила електронну пошту від комп'ютера і створила цілу нову різноманітність коротких, коротких листів з дороги та дому. Тим не менш, тільки тому, що електронна пошта була звільнена від фізичної, не означає, що вона була звільнена від належного етикету, поваги і здорового глузду. Щоб зробити електронну пошту ефективною, подумайте, перш ніж натиснути кнопку "Надіслати".

Тематичні лінії

Сюжетні рядки є великою частиною того, як люди визначають пріоритети, організовують і сортують електронну пошту. Це означає, що завжди включати чітку тему. Ваша тематична лінія також повинна бути лаконічною, специфічною та обґрунтованою. Наприклад, написання "Випуску" означає важливість, але це розпливчасте. Одержувач має справу з багатьма питаннями на день. Проблема "Комп'ютерний сервер" допоможе одержувачу отримати кращу картину та відстежуватиме її електронні листи.

Ви також повинні бути обережні у використанні однієї тематичної лінії занадто довго. Оскільки обговорення по електронній пошті прогресують, іноді виникають нові теми та змінюються теми. Продовження використання однієї тематичної лінії ускладнює відстеження повідомлень електронної пошти пізніше і може заплутати одержувачів, коли вміст і тематичний рядок більше не збігаються.

Стислість

Електронна пошта не є правильним засобом для довгого звіту. Довгі, нерозривні блоки тексту є складними і важкими для читача. Електронні листи повинні бути короткими, чіткими та доречними. Справді, списки точок маркерів - це чудовий спосіб допомогти читачам легко побачити і зрозуміти ваші моменти.

Якщо ваша справа має значні ускладнення або вимагає від одержувачів переглядати розширену інформацію, розгляньте телефонний дзвінок, конференц-зв'язок або вкладення.

Тестування

Лише тому, що електронна пошта менш формальна, ніж інші письмові повідомлення, це не означає, що всі правила граматики та орфографії не застосовуються. Речення повинні бути сильними, без сторонніх формулювань і граматично правильними. Уникайте пасивного напруження, коли це можливо, оскільки це може призвести до плутанини про те, хто що зробив. Найголовніше, перед тим, як відправити, запустіть перевірку орфографії - навіть у PDA.

Тон

Особисто люди спілкуються значною мірою своїх намірів і думок через тон голосу і невербальне вираження. У електронній пошті все це відсутнє. Подумайте, як ваш читач інтерпретує ваше повідомлення. Те, що ви маєте на увазі, і те, що хтось отримує, може змінюватися, тому ви повинні думати про неоднозначні фрази, неповні думки і про те, як читач може думати або відчувати проблему.

Додавання тонкощів може сприяти ефективному спілкуванню. Бути неформальним або лінивим, а не правильно звертатися до одержувача, може зробити вас холодним або неповажним. "Привіт Джейн", "Доброго ранку, Джейн" або "Щаслива п'ятниця!" може пройти довгий шлях до пом'якшення тону електронної пошти. Аналогічним чином, перехідні речення та продумана фразеологія можуть перетворити звітність про факти або вирішити питання на обговорення та співпрацю, які, як правило, краще приймаються.

Обмеження

Електронна пошта має рамки та межі. Не посилайтеся на складні та емоційно заряджені проблеми в електронній пошті. Зателефонуйте на зустріч, підніміть телефон або організуйте відеоконференцію. Електронна пошта також передає конфіденційність. Уникайте його, коли це можливо, для чутливих людських ресурсів та фінансових питань, оскільки електронна пошта не є безпечною і може бути легко переслана та скопійована. У цьому відношенні не надсилайте електронні листи без відправника або згоди вашого керівника.

Рекомендуємо
  • створення нового бізнесу: Як відкрити свій власний Інтернет-магазин із завантаженими продуктами

    Як відкрити свій власний Інтернет-магазин із завантаженими продуктами

    Інтернет надає нові можливості для започаткування бізнесу, не відходячи від власного будинку. Хоча гуру створюють враження, що легко заробляти гроші в Інтернеті, не приділяючи багато часу, зусиль або грошей - крім покупки їхнього продукту, звичайно - правда, що відкриття власного інтернет-магазину попередньо завантажених продуктів - це робота. Це вимагає часу і початкового фінансування. 1. Складіть список ваших інтересів, досвіду та захоплень. Перейдіть на форуми та дискусійні дошки в цих областях і шукайте гарячі теми. Потреба може тривати, наприклад, втрата ваги або припинення куріння, або по
  • створення нового бізнесу: Як досягти успіху в Herbalife

    Як досягти успіху в Herbalife

    Марк Хьюз працював єдиним дистриб'ютором продуктів харчування Herbalife, коли він заснував компанію в 1980 році. Його нині відкрита компанія має 1, 9 мільйона незалежних дистриб'юторів і має дохід у розмірі 879 мільйонів доларів США на серпень 2011 року. Компанія є лідером в галузі прямих продажів. Гербалайф - це не швидка схема, але кожен може досягти успіху, якщо він готовий наполегливо працювати, вивчити бізнес і поділитися своїми знан
  • створення нового бізнесу: Як скинути LG LCD Monitor

    Як скинути LG LCD Monitor

    Якщо ви витрачаєте багато годин на роботу на комп'ютері, налаштування параметрів монітора LG може підвищити комфорт перегляду та запобігти напруженню очей. Монітор LG оснащений суперенергозберігаючим режимом, який регулює яскравість на нижчому, більш комфортному рівні, зберігаючи при цьому ваші бізнес-гроші в енергетичних витратах. Режим суперенергозбереження можна скинути, якщо потрібно очистити налаштування. Монітор LG також має опцію відновлення заводу, яка дозволяє видалити всі спеціальні налаштування. Скиньте супер енергозбереження 1. Натисніть кнопку "Меню" на лівій стороні
  • створення нового бізнесу: Топ атрибути бізнесмена

    Топ атрибути бізнесмена

    Хоча не існує чарівної формули успіху в діловому світі, деякі характеристики є спільними для провідних бізнесменів. Важкою роботою і рішучістю є дві з них, але деякі інші риси важливі, якщо ви збираєтеся виділятися над морем костюмів у діловому світі. Деякі найважливіші атрибути включають цілісність, розуміння часу, творчість і правильне поєднання впевненості і смирення. Цілісність Мабуть, найважливішою характеристикою бізнесменів, які піднімаються на ве
  • створення нового бізнесу: Як відтворити фільми на телевізорі з телефону Android

    Як відтворити фільми на телевізорі з телефону Android

    Деякі смартфони Android, такі як Motorola Droid X і лінійка пристроїв Evo від HTC, оснащені HDMI-портом, який дозволяє підключати його до дисплея високої чіткості. Ця функція вимагає мікро-HDMI кабель, який можна придбати через постачальника послуг смартфона або на розетку електроніки, а також HDTV або інший дисплей, який приймає вхід HDMI. Переглядайте фільми на HDTV, звертаючись до файлів, розміщених у галереї Android смартфона. Функції HDMI можуть бути обмежені залежно від конкретного пристрою. 1. Підключіть невеликий кінець шнура мікро-HDMI до порту на смартфоні Android.
  • створення нового бізнесу: Покрокове керівництво для започаткування бізнесу

    Покрокове керівництво для започаткування бізнесу

    Нарешті, бездоганна бізнес-ідея для ідеального ринку. Підприємець може вважати, що відмінною ідеєю є все, що необхідно для успішного ведення бізнесу. Тим не менш, багато власників бізнесу свідчать, що прибутковий бізнес більше, ніж просто високі прагнення. Процвітаючий бізнес - це складний коктейль належної технології, адекватне фінансування та відповідні бізнес-рішення. Щоб забезпечити успішну діяльність, підприємець повинен виявити і виконати відповідну формулу
  • створення нового бізнесу: Синхронізація iCal з Android

    Синхронізація iCal з Android

    Ваш смартфон або планшет Android автоматично синхронізує події календаря з обліковим записом Календаря Google. Якщо ви використовуєте iCal на вашому Mac замість веб-програми Календаря Google, ви можете налаштувати iCal для синхронізації подій календаря з календарем Google. Будь-які події, які ви додаєте, або зміни, внесені в iCal, синхронізуються з обліковим записом Календаря Google, де програма "Календар" на пристрої Android може копіювати їх. 1. Натисніт
  • створення нового бізнесу: Як забезпечити iPhone для розвитку

    Як забезпечити iPhone для розвитку

    Якщо потрібно встановити програму на свій iPhone для тестування та розробки, перш ніж випустити її в App Store, необхідно надати телефон. Встановлення та запуск програми на пристрої є важливим кроком перед випуском програми в App Store. Вся ваша команда розробників може надати вашій програмі тестування на своїх пристроях. 1. Перейдіть на сторінку developer.apple.com/iphone, щоб увійти до облікового запису р
  • створення нового бізнесу: Кроки для запуску веб-сайту

    Кроки для запуску веб-сайту

    Якщо ви хочете створити новий корпоративний сайт, який демонструє ваші продукти або хочете створити простий блог, щоб збільшити відносини з клієнтами, веб-сайт пропонує багато переваг для малого бізнесу. Allison Southwick з Better Business Bureau підкреслює, що веб-сайт "практично необхідний для залучення нових клієнтів у сьогоднішньому ринку". У опитуванні, пр