Правильний формат електронної пошти для бізнесу

У ці дні електронна пошта часто доповнює або навіть замінює традиційні друковані ділові листи, внутрішні записки та супровідні листи. Незважаючи на те, що електронна пошта підпорядковується неформальній ситуації, потрібно підтримувати професійний тон у всьому спілкуванні, надісланому з вашого бізнесу. Малі підприємства, особливо, часто хочуть спроектувати професійний та полірований образ. Бізнес-пошта форматується аналогічно традиційним друкованим документам, але має декілька технічних та стильових відмінностей.

Використовуйте правильні заголовки

Традиційний діловий лист починається з дати у верхньому лівому куті, але не потрібно включати це у вашу електронну пошту, оскільки програми електронної пошти обробляють це автоматично. Замість назви компанії, адреси та кореспондента під датою в традиційному листі, програми електронної пошти включають поля для адресата, предмет електронної пошти, вкладення та додаткові адресати. Для професійного вигляду вставте адресата з списку контактів, щоб відобразилося повне ім'я, а не вручну вводити адресу електронної пошти. Зробіть свою тему чіткою та лаконічною, вказуючи на мету повідомлення. Не використовуйте абревіатури або слова у всіх великих літерах.

Використовуйте привітання та стиль блоку

Відкрийте тіло електронної пошти зі стандартним привітанням, наприклад "Шановний містер Сміт:", якщо це ваш перший електронний лист для одержувача. Менш формальних вітань, наприклад, лише з використанням імені одержувача, у наступних електронних листах добре, якщо ви встановили хороші робочі відносини, але підтримуєте професійний тон, оскільки все спілкування відображає імідж вашої компанії.

Використовуйте стиль корпусу блоку з перервами між привітанням і тілом, а також між тілом і закриваючи рядки підпису. Виділіть пробіл абзаців і уникайте прикрас, таких як жирний шрифт і курсив, якщо це не обов'язково, щоб підкреслити точку. Використовуйте традиційний, легкий для читання шрифт, наприклад Times New Roman або Arial, і не використовуйте кольоровий шрифт або HTML. Мета полягає в тому, щоб переконатися, що одержувач не має проблем з читанням електронної пошти.

Типи закриттів для використання

Закрийте свій лист традиційно для офіційних повідомлень і з перших одержувачів, використовуючи закриття типу "Щиро", "З повагою", або "Дякую". Якщо ви встановили хороший зв'язок з одержувачем, часто є доцільними подальші листи, закриті менш формальними термінами, такими як "Найкраще" або "Дякуємо", але завжди враховуйте обставини, зміст вашого повідомлення в цілому, налаштування Вашого одержувача та зображення, яке Ви бажаєте створити для Вашої компанії. Введіть своє повне ім'я під закриттям для першого електронного листа та вкажіть назву чи позицію під своїм іменем. Залиште своє прізвище в наступних листах для більш дружнього тону.

Вставте підпис компанії під своїм ім'ям та назвою. Якщо ваша компанія надає підпис або логотип для співробітників, використовуйте це або введіть назву компанії з адресою та номером телефону. Підпис електронної пошти замінює бланку в друкованому листі. Ви також можете вказати адресу електронної пошти, адресу веб-сайту та номер мобільного телефону.

Використання відмов та вкладень

Залежно від повідомлення, яке ви надсилаєте, типу компанії та галузі, у якій ви перебуваєте, ви можете включити застереження в нижній частині вашої електронної пошти, наприклад, заяву, яка дає зрозуміти, що ваша електронна пошта не є контрактом або пропозицію. Відмова від відповідальності може допомогти вам захистити юридично, якщо правильно формулюється, але доцільно звернутися за порадою до адвоката у створенні такої, оскільки вона не охоплює всі можливі ситуації.

Якщо ви надсилаєте вкладення зі своєю електронною поштою, вкажіть, що у вашому повідомленні одержувач не вважає, що це спам. Завжди перевіряйте граматику та орфографію, перш ніж надсилати повідомлення.

Рекомендуємо
  • управління працівниками: Бюджет зверху вниз проти бюджету знизу вгору для рекрутингу

    Бюджет зверху вниз проти бюджету знизу вгору для рекрутингу

    Не існує чарівної формули для визначення бюджету вашої компанії, але два загальні підходи до визначення цифр - це бюджетування зверху вниз і знизу. Ви обираєте, базуватиметеся на тому, наскільки зручно ви знаходитесь у визначенні найкращого способу витрачання обмежених коштів, доступних для пошуку нових працівників, і чи будуть ваші працівники нижчого рівня більш підготовлені для визначення того, куди йдуть гроші. Бюджети згори-вниз З бюджетом зверху вниз власник бізнесу та вищі керівники встановлюють бюджет для кожної області рекрутингу. Особи, відповідальні за управління цими областями, повин
  • управління працівниками: Як працюють агенції тимчасового режиму

    Як працюють агенції тимчасового режиму

    Агентства тимчасового персоналу, які також називаються тимчасовими кадрами або службами зайнятості, надають роботодавцям кваліфікованих працівників для виконання робочих завдань, які доповнюють свій персонал тимчасово. Роботодавцям можуть знадобитися ці працівники протягом декількох днів, тижнів або навіть до року. Агенції Temp зазвичай оплачують працівників протягом всього терміну тимчасового призначення
  • управління працівниками: Тематика побудови команди для роботи

    Тематика побудови команди для роботи

    Сильні команди забезпечують більш високу продуктивність, а команди та хороша продуктивність йдуть рука об руку. Малі підприємства, які хочуть розвивати атмосферу колективної роботи, можуть використовувати тематичні ідеї для об'єднання груп. Теми цікаві, і вони дозволяють керівництву використовувати творчі засоби для розробки важливих принципів. Теми роблять семінари, конференції і навіть важливі робочі тижні більш згуртованими і захоплюючим
  • управління працівниками: Методика психології, що використовується на робочому місці

    Методика психології, що використовується на робочому місці

    Робоче місце може бути стресовим середовищем. Пошук шляхів вирішення цього стресу є важливою складовою підтримки продуктивності та задоволеності роботою. Невдоволені працівники можуть не працювати так важко, як задоволені працівники, і можуть пропустити роботу через незаплановані відсутності, наприклад, виклик хворого. Одним з ефективних способів зниження стресу на робочому місці є використання психологічної техніки, відомої як "розширення прав і можливостей". Лідерство Успішне розширення можливостей на робочому місці вимагає сильного керівництва. Сильні лідери прагнуть змусити
  • управління працівниками: Якісні та кількісні дослідження подібності

    Якісні та кількісні дослідження подібності

    Дослідження є важливою частиною ведення бізнесу. Незалежно від того, чи це дослідження проводиться для маркетингових цілей або для визначення майбутнього можливого зростання, дослідження допомагають бізнес-плану. Два типи досліджень є найбільш популярними формами, які використовує бізнес. Якісне дослідження прагне зрозуміти, чому люди реагують і як вони ставляться до конкретної ситуації. Кіл
  • управління працівниками: Як оцінка ефективності корисна для поліпшення бізнесу

    Як оцінка ефективності корисна для поліпшення бізнесу

    Якщо ви є власником малого бізнесу і ще не отримали оцінку результативності працівників, тепер настав час. Оцінка ефективності може принести користь працівникам та організаціям шляхом роз'яснення цілей та очікувань, а також створення середовища відкритого спілкування. Найкращі оцінки результативності надають позитивні відгуки та поради для поліпшення, і зазвичай складаються з розмови між керівництвом і працівником. Функція Оцінка ефективності допомагає керівникам та працівникам виявляти силь
  • управління працівниками: Як приємно розповісти співробітникам, що вони не отримують бонуси

    Як приємно розповісти співробітникам, що вони не отримують бонуси

    Коли компанія видає премії працівникам, ці працівники очікують отримувати бонуси щороку. На жаль, компанії іноді повинні відбирати бонуси, щоб зменшити витрати, особливо під час спадів та інших повільних періодів бізнесу. Розповідаючи працівникам, що вони більше не отримуватимуть бонуси, краще зробити це, залишаючись привабливим і уважним. Співробітники, природно, виглядають засмученими, тому передача п
  • управління працівниками: Командна робота Ідеї проекту

    Командна робота Ідеї проекту

    Оскарження своєї групи конкуруючим командним кухарем є одним із способів побудувати апетити і командну роботу. Чи буде це на вашому робочому місці, в місці поклоніння або в соціальній групі, ваш вибраний проект повинен здійснювати вирішення проблем, співпрацювати і довіряти. Проекти можуть охопити вашу спільноту або залишитися у вашому місці роботи. Незважаючи на це, кінцевим результатом має бути зміцнення відносин і загальної єдиної групи. Проекти громадськості Налаштуйте свою команду на місцевому ба
  • управління працівниками: Поради щодо продуктивності для керування файлами та папками в Mac OS X

    Поради щодо продуктивності для керування файлами та папками в Mac OS X

    Finder в Mac OS X є рідним програмним забезпеченням для керування файлами, що використовується комп'ютерами Apple, і це потужний інструмент, який багато людей недооцінюють. Finder, який використовується в поєднанні з іншими нативними програмами, такими як Automator, може спрощувати пошук користува