Вразливість мешканців будинків-похилого віку робить життєво важливим для власників навіть найменшого закладу для догляду за дітьми реалізувати належні методи бухгалтерського обліку та уважно стежити за працівниками. На додаток до забезпечення дотримання бухгалтерських методів з федеральними та державними нормативними актами, необхідний сильний внутрішній контроль для запобігання або стримування випадків шахрайства та крадіжок, які не тільки порушують довіру мешканців будинків престарілих, але й можуть підірвати бізнес.
Федеральні стандарти та керівні принципи
Федеральне положення 483.10 (c) (4) визначає аспекти загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку, які застосовуються до належних методів ведення бухгалтерського обліку. У будь-якій ситуації, коли резидент уповноважив установу керувати своїми фінансами, методи бухгалтерського обліку повинні відповідати принципу припущення суб'єкта господарювання, який забороняє поєднання особистих коштів резидента з такими підприємствами. Крім того, щоквартальні фінансові звіти повинні надаватися або резиденту, або його законному представнику не пізніше ніж через 30 днів після закінчення кожного фінансового кварталу.
Правильні методи
Належні методи ведення бухгалтерського обліку, визначені в положенні 483.10 (c) (4), вимагають, щоб будинок престарілих підтримував кошти кожного резидента на окремому рахунку, що сплачує відсотки. Кожен рахунок повинен повністю розкривати дату та тип кожної транзакції, а також інформацію про поточний баланс. Щоразу, коли відбувається операція по сплаті або вилученню коштів, резидент повинен отримати квитанцію, що підтверджує наявність угоди. На додаток до автоматичної квартальної звітності, залишок на рахунку та будь-які депозити, зняття та відсотки, зараховані на рахунок останнього банківського виписки, повинні бути надані або резиденту, або її законному представнику в будь-який час за запитом.
Випадок для внутрішнього контролю
Сильний внутрішній контроль є життєво важливим для захисту інтересів як бізнесу, так і його мешканців. Головною метою внутрішнього контролю бухгалтерського обліку є запобігання крадіжці особистих коштів резидента. Приклад, опублікований юридичною фірмою Pintas & Mullins, описує інцидент 2012 року в Південній Кароліні, в якому бухгалтер будинок престарілих оформив податкові та соціальні перевірки військових ветеранів, викрадаючи близько 441 тисячі доларів від резидентів протягом чотирьох років. Слабкий внутрішній контроль дозволив бухгалтерові приховати свої дії, змінюючи банківські рахунки резидентів.
Бухгалтерія внутрішніх контролів
Серед найважливіших засобів контролю - поділ обов'язків, ефективна система авторизації транзакцій, контроль безпеки та процедури аудиту та точності введення даних. Реалізація цих засобів управління створює систему, в якій працівники, відповідальні за введення даних, також не несуть відповідальності за дозвіл на зняття коштів з рахунку резидента або за балансування щомісячної виписки з банку. Така система також захищає фінансову інформацію кожного мешканця, хоча такі процедури, як обмеження доступу до фінансових звітів і автоматизація бухгалтерського обліку, дозволяють відстежувати діяльність користувачів.
